Pessoas que se sentem sobrecarregadas costumam fazer várias tarefas ao mesmo tempo nos momentos errados.

Algumas pessoas lutam com a caixa de entrada.

Outras lutam com o tempo. Se muitas vezes se sente esmagado por tudo o que tem de fazer, provavelmente tenta salvar-se da mesma forma: fazendo várias coisas ao mesmo tempo. Portátil aberto, telemóvel a vibrar, meio olho no Slack, o outro num WhatsApp da família. Diz a si próprio que é a única maneira de manter a cabeça fora de água.

No entanto, ao fim do dia, está exausto e estranhamente insatisfeito. Tocou em cem tarefas e acabou quase nenhuma. O seu cérebro parece um navegador com 47 separadores abertos, todos a reproduzir som automaticamente. E, ainda assim, continua a empilhar mais, à espera que o truque mágico do multitasking finalmente resulte.

E se o verdadeiro problema não fosse quanto faz, mas quando escolhe fazer várias coisas ao mesmo tempo? E se o seu timing o estivesse a sabotar em silêncio?

Porque é que as pessoas sobrecarregadas fazem multitasking no pior momento possível

Imagine uma manhã de segunda-feira num escritório partilhado. Uma pessoa tem os auscultadores postos, um único separador aberto, e escreve com uma calma irritante. Ao lado, outra pessoa está em modo “rotação”: alterna entre e-mail, um relatório, o chat de uma reunião, um lembrete no calendário sobre uma consulta no dentista. A segunda pessoa parece mais ocupada. E também parece cansada às 10:30.

O multitasking tende a aparecer exatamente quando as apostas parecem mais altas. Grande prazo, e-mail desconfortável, apresentação difícil? É aí que começamos a acrescentar microtarefas “em paralelo” para aliviar a pressão. A parte cruel é que isto torna a coisa difícil ainda mais difícil. Então fazemos ainda mais multitasking. É uma armadilha silenciosa.

Uma gestora de marketing que entrevistei descreveu o dia dela como “zapping constante entre canais”. Começava um deck, respondia a dois e-mails enquanto o slide carregava, espreitava o Slack, depois lembrava-se de que precisava de um visual, saltava para o Canva e respondia rapidamente a um colega que pedia “só um favorzinho”. À hora de almoço, tinha 12 coisas meio começadas e uma dor de cabeça latejante.

No papel, trabalhou 9 horas seguidas. Na realidade, o cérebro dela fez centenas de pequenas trocas de contexto. Investigação da Universidade da Califórnia, Irvine, concluiu que, após uma interrupção, podem ser necessários mais de 20 minutos para voltar a um foco profundo. Imagine perder esse bloco de tempo repetidamente, todas as manhãs. Não admira que tudo pareça urgente e nada pareça concluído.

As pessoas que se sentem sobrecarregadas raramente fazem multitasking nas coisas fáceis, de baixo risco. Fazem multitasking mesmo no meio de tarefas cognitivamente caras: escrever, planear, tomar decisões. É aí que o custo da mudança é maior. É como tentar mudar de faixa a cada 10 metros ao conduzir no meio de trânsito intenso. Mexe-se muito, mas não avança.

Há também uma nuance psicológica. O multitasking dá um pequeno “pico” de dopamina de produtividade. Cada vez que “toca” numa tarefa - responde, clica, passa os olhos - o seu cérebro recebe uma micro-recompensa que diz: “Estás a fazer alguma coisa.” Essa sensação é viciante quando tem medo de ficar para trás. Então, empilha tarefas dentro das suas janelas mais preciosas de foco e queima-as sem dar por isso.

Como escolher o momento certo para fazer multitasking

A solução não é jurar que “nunca mais vou fazer multitasking”. Esse tipo de promessa morre na quarta-feira. O movimento mais inteligente é decidir quando o multitasking faz realmente sentido. Pense no seu dia como três zonas: trabalho profundo, trabalho leve e trabalho mecânico. O multitasking só pertence à terceira.

Trabalho profundo é tudo o que exige pensamento a sério: escrever, estratégia, aprender algo difícil. É tempo sagrado, de tarefa única. Trabalho leve é responder a e-mails que exigem algum julgamento, chamadas rápidas, atualizar um documento. Trabalho mecânico é administração, formulários de rotina, aprovações, relatórios de despesas, dobrar roupa, limpar o ambiente de trabalho. É aí que o multitasking pode existir sem o destruir.

Comece por colocar o seu trabalho profundo nas horas em que o seu cérebro está naturalmente mais afiado. Para muitas pessoas, são as primeiras duas horas depois de começar a trabalhar. Para outras, é ao fim da tarde/noite. Durante essa janela, fecha tudo o que não esteja diretamente relacionado com uma única tarefa escolhida. Nada de “vou só responder a esta mensagem enquanto o ficheiro carrega”. Nada de chamada em segundo plano que ouve a meio. Essa janela é protegida.

Depois, construa intencionalmente um pequeno “bloco de multitasking” algures menos sagrado. Por exemplo: os 30 minutos depois do almoço, quando a energia cai. É aí que pode empilhar itens de baixo risco: ouvir uma reunião gravada enquanto organiza ficheiros, responder a mensagens rápidas de sim/não enquanto está em espera, folhear newsletters enquanto atualiza uma folha de cálculo que não precisa de 100% do seu cérebro. Treina-se a si próprio para que o multitasking tenha um lugar - e não seja em todo o lado.

Um truque pequeno, mas poderoso: ponha um rótulo no tipo de tempo em que está. Antes de começar um bloco, diga em voz alta ou escreva num post-it: Foco profundo - sem divisões, ou Baralhar administração - multitasking permitido. Parece parvo. Funciona, porque o seu cérebro adora regras claras quando o dia parece caótico.

Movimentos práticos para parar o “multitasking em pânico”

Um primeiro passo fácil é a regra “uma aposta de cada vez”. Quando algo importa - um relatório, uma conversa, uma decisão difícil - trate isso como se estivesse a fazer uma aposta com a sua atenção. Durante os próximos 25 ou 40 minutos, aposta tudo nessa única coisa. Sem microapostas paralelas. Sem verificações rápidas. Nada que peça ao seu cérebro para mudar de faixa.

Defina um temporizador visível, até no telemóvel, e diga a si próprio que pode voltar a dispersar quando ele tocar. O curioso é que a vontade de fazer multitasking costuma atingir o pico nos primeiros cinco minutos, quando se sente inquieto. Se respirar e atravessar essa onda, o foco começa a parecer mais seguro. A tarefa assusta menos porque já não está a lutar contra uma dúzia de rivais ao mesmo tempo.

Outro movimento: emparelhe tarefas de forma pensada, em vez de ao acaso. Físico + mental funciona melhor do que duas tarefas mentais. Ouvir um podcast enquanto caminha até ao comboio é ok. Tentar editar um contrato enquanto monitora um chat de equipa e verifica alertas de notícias não é. Escolha uma tarefa “em primeiro plano” e, se precisar mesmo, uma tarefa “em segundo plano” que não exija decisões suas.

A um nível humano, muito do multitasking em pânico vem da culpa. Culpa por mensagens não lidas. Culpa por não responder instantaneamente. Culpa por aquela pessoa que pode achar que está a demorar. Então mantém tudo meio aberto para evitar desiludir alguém. O paradoxo é que acaba por desiludir toda a gente um pouco - incluindo a si.

Ajuda decidir antecipadamente que canais podem interromper o tempo profundo. Talvez a escola do seu filho, o seu chefe direto, um cliente crítico. O resto pode esperar 30–60 minutos. Não está a ser egoísta; está a proteger a parte do seu cérebro que faz o trabalho que eles realmente valorizam em si.

Quando sentir a sobrecarga a subir, pare e faça um “despejo de tarefas” de 60 segundos. Pegue em papel ou numa nota simples. Escreva todos os ciclos abertos: “Responder à Ana, slide 4, chamada para o dentista, verificar orçamento, roupa, vídeo de formação.” Depois escolha três para hoje e estacione o resto numa lista “mais tarde”. Pessoas sobrecarregadas muitas vezes fazem multitasking como loucas não porque tenham demasiado para fazer, mas porque ainda não decidiram o que não fazer. Sejamos honestos: ninguém faz isto todos os dias.

Às vezes precisa de uma frase que lhe dê permissão para abrandar. Um coach com quem falei diz aos clientes: “Tem autorização para desiludir alguém para poder fazer o seu melhor trabalho.” Essa linha salvou mais pessoas do multitasking desesperado do que qualquer app.

“O multitasking não é uma competência; normalmente é um sintoma. Quando sente vontade de fazer três coisas ao mesmo tempo, esse é o seu sinal para parar e escolher uma.”

• Mantenha um separador para pensamento pesado e empurre todas as “verificações rápidas” para um slot separado de 20 minutos.
• Crie uma “tempestade de administração” diária de 30 minutos, onde o multitasking é legal e contido.
• Use pequenos scripts para comprar foco, como: “Estou em reuniões e trabalho profundo esta manhã; respondo depois das 14:00.”

Repensar o que significa estar “em cima das coisas”

As pessoas que se sentem sobrecarregadas carregam muitas vezes um medo silencioso: se pararem de girar, tudo colapsa. Então respondem à velocidade da luz, saltam entre janelas, mantêm-se permanentemente alcançáveis. Por fora, parece dedicação. Por dentro, parece viver numa casa com todas as luzes acesas, sempre.

E se estar “em cima das coisas” fosse diferente? Não como uma dança frenética entre apps e tarefas, mas como uma sequência de apostas limpas e focadas. Uma mensagem respondida com atenção total. Um pedaço de trabalho terminado sem 14 interrupções. Uma noite em que o multitasking doméstico acontece na cozinha, para que o seu cérebro descanse para amanhã.

A nível social, admiramos secretamente os multitaskers. O pai/mãe que cozinha, ajuda nos trabalhos de casa, responde a e-mails do trabalho e paga uma conta na mesma hora é enquadrado como herói. Raramente vemos o custo invisível: o stress, a confusão mental, o sono que nunca parece suficiente. Num ecrã de telemóvel, esse custo é fácil de ignorar. No seu sistema nervoso, não é.

Mudar o momento em que faz multitasking é uma rebelião silenciosa. Não está a recusar trabalhar duro. Está a recusar queimar a sua melhor atenção em tarefas que não a merecem. Essa escolha pode ser desconfortável ao início, quase mal-educada. Depois começa a saber a respirar outra vez.

Num dia mau, ainda vai saltar entre coisas. Numa semana frenética, os seus blocos de trabalho profundo cuidadosamente protegidos serão invadidos. Isso não significa que a experiência falhou. Significa apenas que é humano, a tentar renegociar a sua relação com o tempo num mundo que puxa constantemente por ele. Num dia bom, vai reparar numa coisa pequena: acabou algo com significado, e o seu cérebro está um pouco menos barulhento.

No caminho para o trabalho, num café, num escritório em open space, há sempre alguém a fazer malabarismo com cinco coisas e alguém a fazer calmamente uma coisa bem. A diferença entre eles muitas vezes não é talento nem caráter. É quando escolhem fazer multitasking - e quando recusam deliberadamente. É uma escolha que pode ajustar, começando na próxima hora, não no próximo ano.

Ponto-chave	Detalhes	Porque é importante para os leitores
Proteja as suas “horas afiadas” do multitasking	Identifique os 60–120 minutos em que pensa naturalmente com mais clareza e bloqueie-os para trabalho profundo de tarefa única, com notificações silenciadas.	Usar a sua melhor energia mental numa tarefa importante reduz retrabalho, erros e aquela sensação de drenagem às 11:00.
Crie um bloco diário de “admin shuffle”	Agrupe tarefas de baixo risco (formulários, respostas rápidas, ajustes no calendário, pequenas aprovações) num slot de 20–40 minutos em que o multitasking controlado é permitido.	Continua a despachar as pequenas coisas sem as deixar infiltrar-se em todas as horas e arruinar o seu foco.
Emparelhe tarefas por tipo, não por urgência	Combine uma atividade leve e de baixo risco (arrumar ficheiros, caminhar, lavar loiça) com uma passiva (podcast, áudio de formação) em vez de empilhar duas tarefas de pensamento.	Reduz a sobrecarga cognitiva enquanto o deixa sentir-se produtivo em momentos de menor energia.

FAQ

• O multitasking não é necessário em trabalhos de ritmo rápido? Em algumas funções, sim, precisa de lidar com muitos inputs, mas isso não significa dividir a atenção durante pensamento pesado. Ainda pode proteger pequenos bolsos de tempo de tarefa única, mesmo 15 minutos, para trabalho complexo, e usar multitasking apenas para administração de rotina e comunicação.
• Como paro de verificar mensagens enquanto estou concentrado? Defina um “próximo check” específico antes de começar, como “vou ver o telemóvel às 11:15”. Ponha o dispositivo fora de alcance e mantenha um bloco de notas por perto: quando sentir vontade de verificar, anote. Saber que há uma verificação planeada torna mais fácil manter-se na tarefa.
• E se o meu chefe esperar respostas imediatas? Tenha um guião curto e calmo: “Quando estou em trabalho profundo não estou no chat, mas vou ver a cada 45–60 minutos. Ligue-me se for mesmo urgente.” Muitos gestores preocupam-se mais com resultados sólidos do que com micro-respostas constantes, assim que explica a sua abordagem.
• O multitasking pode alguma vez melhorar a minha produtividade? Sim, em casos específicos: emparelhar uma rotina física (caminhar, limpar, deslocações) com uma tarefa passiva (curso em áudio, pensar em ideias) pode ser eficiente. O problema começa quando tenta combinar duas tarefas que exigem decisões ou criatividade.
• Quanto tempo deve ter um bloco de foco profundo? Para a maioria das pessoas, 25–50 minutos é sustentável. Comece pequeno com 25 minutos de trabalho de tarefa única e uma pausa de 5 minutos. Se isso for fácil, suba para 40 ou 50. O essencial é a consistência, não maratonas heroicas que não consegue repetir amanhã.