A sala estava cheia, mas quase ninguém estava realmente presente: portáteis abertos, telemóveis a vibrar, “multitarefa” em reuniões enquanto se respondia a e-mails que ninguém iria reler. No fim do dia, tudo parecia atualizado… e o projeto principal não tinha avançado.
Este é o paradoxo discreto do nosso tempo: quanto mais fazemos, menos do que fazemos parece contar.
E, a certa altura, alguém tenta algo que parece quase indelicado: parar de fazer tanto.
Quando fazer menos de repente funciona melhor
Existe um orgulho estranho em estar ocupado: agendas como troféus, noites mal dormidas como medalhas, “estou atolado” como estatuto. A lógica parece óbvia: mais tarefas + mais horas = mais resultados.
O problema é que o cérebro não trabalha como uma linha de montagem. Satura, perde nitidez e começa a produzir ruído: respostas rápidas, decisões medianas, trabalho “feito” que depois dá retrabalho.
Fazer menos não é preguiça. É reduzir a dispersão para conseguir atenção plena no que realmente move a agulha.
Pense na Sara, gestora de projetos numa empresa tecnológica. Vivia em modo incêndio: 62 itens na lista diária, reuniões encostadas umas às outras, ansiedade constante. Depois de um susto de quase burnout, testou uma regra simples: três tarefas importantes por dia. O resto passou a ser “bom se der”.
No início, pareceu errado: recusou reuniões de baixo valor, não respondeu a tudo “na hora”, deixou mensagens por ler durante horas. Ao fim de um mês, a mudança era clara: a equipa fechou um projeto duas semanas antes do prazo, a qualidade subiu e as noites voltaram a ser dela. Nada de mágico - só menos dispersão.
Há uma razão prática para isto funcionar. Mudar de tarefa repetidamente tem um custo real: perde-se tempo a “voltar a entrar” no assunto e fica um resíduo mental que estraga o foco. Em muitos casos, essa alternância rouba uma fatia grande do dia (alguns estudos apontam para dezenas de por cento). Cada notificação e cada “só um minuto” partem a concentração.
Quando faz menos:
- reduz as trocas de contexto;
- cria blocos para trabalho profundo (onde os problemas realmente se resolvem);
- evita que tarefas pequenas drenem energia desproporcionada (o “e-mail rápido” raramente é só rápido).
Menos atividade. Mais impacto. Não como slogan, mas como limite humano.
Como fazer “fazer menos” funcionar na vida real
Não precisa de uma reinvenção. Precisa de uma regra simples e repetível.
Todas as manhãs, antes de abrir e-mail ou redes sociais, escreva apenas três coisas que tornariam o dia “verdadeiramente significativo” se ficassem feitas. Três, não dez. E que sejam ações com efeito na sua semana (decisão, entrega, conversa difícil, avanço num trabalho complexo) - não “ver notificações”.
Depois, proteja tempo para a primeira já a seguir, nem que seja um bloco curto. Um bom ponto de partida é:
- 25 minutos se estiver sem prática (estilo Pomodoro);
- 60–90 minutos se o trabalho exigir raciocínio a sério (melhor para escrita, análise, planeamento).
Trate esse bloco como um compromisso real: sem chat, sem e-mail, sem “só vou ver”.
Onde muita gente falha: tenta fazer menos sem mexer no ambiente. É como querer comer melhor a viver dentro de uma pastelaria. Repare nos reflexos que sabotam o plano: pegar no telemóvel quando há tédio, dizer “sim” para evitar desconforto, encher cada pausa porque descansar parece culpa.
Duas regras de ouro ajudam muito:
1) Se não cabe no dia, não cabe. Planeie 70–80% do tempo, não 100%. Imprevistos existem.
2) Defina janelas para comunicação. E-mail e mensagens em 2–3 horários (por exemplo, meio da manhã, após almoço, fim da tarde) em vez de “sempre”.
Numa terça-feira real - chefe tenso, miúdos barulhentos, prazos - “fazer menos” pode soar a piada. Reduza a ambição: consegue proteger 1 hora sem interrupções? Consegue adiar um pedido até amanhã? Essa folga pequena é onde o foco volta a entrar.
E seja realista: ninguém faz isto todos os dias. Escorregar não é fracasso; é sinal para simplificar e retomar.
“A chave não é priorizar o que está na sua agenda, mas agendar as suas prioridades.” – Stephen R. Covey
Para não ficar abstrato, deixe um lembrete visível: Isto é mesmo a coisa mais importante que eu podia estar a fazer agora?
E ajude o seu “eu” do futuro com microfronteiras simples:
- Diga não a uma reunião de baixo impacto (ou peça agenda e objetivo antes de aceitar) e use essa hora para trabalho profundo.
- Desative notificações não essenciais durante 24 horas e avalie o que mudou.
- Combine expectativas de resposta (por exemplo, “respondo no próprio dia, mas não em tempo real”). Em muitas empresas em Portugal, isso alinha-se bem com o princípio do direito a desligar fora do horário.
Viver com o paradoxo de fazer menos
Numa quarta-feira, ao fim da tarde, fecha o portátil mais cedo. Ainda há e-mails por responder e uma culpa fina a tentar instalar-se. Mas, em vez de espremer mais uma hora, vai dar um passeio, cozinha sem pressa ou deixa a mente abrandar.
Numa folha de cálculo, essa hora parece “improdutiva”. Na manhã seguinte, o cérebro está mais leve: o problema que parecia bloqueado fica óbvio, escreve com mais clareza, decide com menos fricção. Quase toda a gente já viveu isto: afastar-se resolveu o que insistir não resolveu.
Fazer menos não é abandonar ambição. É protegê-la de ser diluída por trivialidades.
Às vezes significa sair de um grupo de WhatsApp que devora as noites. Ou admitir que cinco “side hustles” ao mesmo tempo tornam todos medianos. Ou dizer à equipa: “vamos largar dois objetivos para acertarmos neste”.
Quem cria trabalho que dura raramente parece o mais ocupado por fora. Parece… com espaço.
Há coragem silenciosa em fazer menos numa cultura obcecada com o “mais”. Pode haver comentários (“ficaste preguiçoso”) ou sugestões de mais truques de produtividade. Mas por dentro cresce outra coisa: a sensação de que já não anda a perseguir tudo e a apanhar nada.
Com o tempo, as prioridades deixam de ser uma lista e tornam-se um filtro vivido: o que aceita, o que recusa, o que deixa por fazer sem drama - porque escolheu.
| Ponto-chave | Detalhe | Interesse para o leitor |
|---|---|---|
| Menos tarefas, mais impacto | Limitar o dia a poucas ações decisivas | Avançar no que conta sem se esgotar no resto |
| Proteger a sua atenção | Reduzir interrupções, notificações e trocas de tarefa | Recuperar foco, clareza e qualidade |
| Aceitar o “vazio” produtivo | Criar espaço para descanso e maturação de ideias | Resolver melhor e viver com menos stress |
FAQ
- Fazer menos não é apenas uma desculpa para ser preguiçoso? Não. É cortar trabalho de baixo impacto para concentrar esforço onde o resultado muda de facto (qualidade, prazo, decisões).
- E se o meu trabalho esperar que eu esteja sempre disponível? Comece pequeno: 2 blocos de foco por semana, comunicados com antecedência. Depois aumente. Muitas equipas ajustam-se rapidamente quando a entrega melhora.
- Como decido o que cortar da minha lista de tarefas? Pergunte: “Se eu não fizer isto, o que acontece numa semana? Num mês?” Se a resposta for “nada de real” ou “alguém nem vai notar”, corte, adie ou delegue.
- Não vou ficar para trás se os outros continuarem a fazer mais? Talvez responda a menos mensagens, mas tende a entregar trabalho mais sólido e a cometer menos erros - e isso pesa mais no médio prazo.
- Quanto tempo demora até ver resultados por fazer menos? Algum alívio surge em dias; melhorias consistentes (calma + qualidade + prazos) aparecem normalmente ao fim de algumas semanas de prática.
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