Fazer menos durante o dia pode ajudar-te a alcançar mais.

O escritório já fervilhava quando a Mia abriu o portátil pela terceira vez nessa manhã.

O Slack apitou. O e-mail piscou. A lista de tarefas parecia o guião de um filme de desastre. Engoliu um gole de café frio, abriu seis separadores, começou três tarefas… e não terminou nenhuma. Às 17h, estava exausta, ligeiramente envergonhada e, estranhamente, convencida de que tinha “desperdiçado o dia”.

No comboio para casa, deu por si a percorrer dicas de produtividade que, amanhã, já teria esquecido. Agrupa as tarefas, acorda às 5 da manhã, responde a e-mails duas vezes por dia. No papel, tudo soava bem e, no entanto, as semanas acabavam sempre da mesma forma: ocupadas, difusas, insatisfatórias. Quanto mais forçava, menos sentia que estava realmente a avançar.

Algures entre o inbox zero e o burnout, uma ideia silenciosa começava a fazer barulho. Será que precisamos mesmo de fazer menos para, finalmente, fazer mais?

Porque fazer menos pode tornar-te estranhamente mais eficaz

Olha à tua volta em qualquer open space ou café com portáteis e quase consegues ver a pressão no ar. As pessoas saltam entre separadores, telemóveis e notificações como bolas de pinball, rostos iluminados por ecrãs e por um pânico de baixo nível. Toda a gente parece ocupada, mas pergunta o que é que realmente terminaram hoje e a sala fica em silêncio.

O que se passa não é preguiça. É sobrecarga cognitiva. O nosso cérebro não foi feito para lidar com 40 microtarefas antes do almoço. Quando cortas a tua atenção em pedaços minúsculos, não perdes apenas tempo a mudar de contexto. Perdes profundidade. Perdes aquele estado de foco em que o trabalho a sério acontece.

Fazer menos não é desistir. É dar à tua melhor energia uma pista de aterragem limpa.

Um inquérito ao local de trabalho de 2023, em vários países europeus, encontrou algo que surpreendeu discretamente os gestores. Os colaboradores que limitavam deliberadamente o dia a 2–3 blocos de “trabalho profundo” (deep work) referiam sentir-se mais produtivos do que colegas que se orgulhavam de fazer multitarefa durante 10 horas seguidas.

Não estavam a trabalhar menos horas. Estavam simplesmente a proteger a atenção. Um engenheiro de software descreveu como reduziu a lista diária de 15 itens para 5. Na primeira semana, sentiu-se culpado. Na terceira, já tinha entregue mais funcionalidades do que nos dois meses anteriores juntos.

Sabemos isto intuitivamente noutras áreas. Os atletas não treinam a fundo o dia todo. Os músicos não praticam 12 horas sem pausa. E, no entanto, no trabalho, continuamos a glorificar o guerreiro da folha de cálculo que “aguenta” o almoço à secretária.

Há uma razão para o teu cérebro se revoltar quando o obrigas a movimento constante. Cada decisão, cada microtarefa, queima um pouco de combustível. Esse combustível é limitado. Quando o espalhas por 27 ações meio feitas, acabas o dia drenado e, em segredo, irritado contigo próprio.

Fazer menos durante o dia funciona como um filtro. Em vez de tratares todas as tarefas como iguais, admites silenciosamente que algumas coisas importam mais. Aquele e-mail não. Aquela reunião não. Aquele “só vou dar uma olhadela” nas redes sociais definitivamente não. Ao cortar, crias bolsos de quietude mental onde o foco finalmente pode pousar.

É aqui que acontece a magia estranha. Quando o teu cérebro deixa de estar a mudar constantemente, consegue ir mais fundo. As ideias ligam-se. As soluções aparecem. Um trabalho que normalmente se arrasta durante três horas passa, de repente, a levar 45 minutos de foco. Parece quase injusto - como se estivesses a aldrabar um sistema em que ficaste preso durante anos.

Como fazer menos sem deixar cair a bola

Um método simples que muitos profissionais de alto desempenho usam discretamente: define uma “quota de conclusão” em vez de uma “quota de ocupação”. Em vez de perguntares “Quanto é que consigo enfiar no meu dia?”, perguntas “Que três coisas, se forem feitas, tornariam hoje genuinamente significativo?”

Escreve essas três num pedaço de papel. Não dez. Três. Estas são inegociáveis. Durante as tuas horas de maior energia - para muitos, o fim da manhã - trabalhas nessas três. Sem caixa de entrada. Sem falsas emergências. Sem “só vou ver”. Defendes esse bloco de tempo como defenderias uma consulta médica para a qual esperaste meses.

Tudo o resto? Fica à espera na fila. E parte disso vai, discretamente, deixar de parecer urgente quando o teu trabalho real estiver feito.

A parte mais difícil não é começar. É parar todo o ruído à volta. A maioria das pessoas tropeça nas mesmas pedras: dizer que sim depressa demais, deixar as notificações ligadas, abrir “só mais um separador” que leva a vinte. E o dia derrete numa sopa de esforços parciais.

Num plano humano, há também medo. Medo de ficar de fora, de parecer indisponível, de não “puxar pela equipa”. Num plano mais fundo, a ocupação é muitas vezes um escudo. Se estiveres sempre a correr, nunca tens de te sentar com a pergunta desconfortável: “Estou a trabalhar nas coisas certas?”

Num plano prático, experimenta isto: escolhe uma hora amanhã em que fazes apenas uma tarefa, com o telemóvel noutra divisão. Nada heroico - só uma hora honesta. Vê como se sente. Deixa que a tua experiência, e não mais uma dica viral, seja o teu dado.

“A chave não é priorizar o que está na tua agenda, mas agendar as tuas prioridades.” - Stephen R. Covey

Para tornar isto real, algumas pequenas âncoras ajudam quando o teu dia começa a rodopiar:

• Escreve as tuas “3 Grandes” tarefas antes de abrir qualquer app ou caixa de entrada.
• Reserva uma hora sem distrações no calendário e trata-a como uma reunião contigo.
• Diz “Respondo a isto depois das 15h” em vez de reagires instantaneamente a cada mensagem.
• Termina o dia a riscar - não a acrescentar: o que pode ser eliminado ou delegado amanhã?

Todos nós já vivemos aquele momento em que acabamos um dia exaustos, olhamos para trás e não conseguimos bem dizer o que fizemos. Sair desse ciclo não é tornar-te uma máquina de produtividade. É recuperar um pouco de agência sobre para onde vão as tuas horas - e como te sentes quando elas se foram.

Viver com menos tarefas… e com mais dias que parecem teus

Há uma mudança silenciosa que acontece quando abraças fazer menos. As manhãs deixam de parecer um sprint contra o relógio e começam a parecer uma escolha. Continuas a ter responsabilidades, prazos, pessoas a contar contigo. Isso não desaparece. O que muda é a história que contas a ti próprio sobre o que é “um bom dia”.

Um bom dia já não é “respondi instantaneamente a cada ping”. Começa a soar mais a: “avancei num projeto com significado, não me afoguei em ruído, e ainda tenho alguma energia para a minha vida depois do trabalho.” No papel, é subtil - quase aborrecido. Na experiência vivida, é enorme.

Esta mentalidade também se espalha para os lados. Quando vês o poder do menos na secretária, começas a cortar noutras áreas. Menos compromissos sociais que secretamente detestas. Menos “sins” ditos por culpa. Menos scroll pela vida de estranhos à meia-noite, mais descanso a sério. Não perfeito - apenas melhor do que no mês passado.

Sejamos honestos: ninguém faz isto todos os dias. Vais ter terças-feiras caóticas, semanas em que tudo explode ao mesmo tempo, épocas em que “fazer menos” parece um luxo que não podes pagar. Isso é vida real. O objetivo não é tornares-te um monge minimalista da produtividade. É elevar um pouco a tua linha de base em direção à sanidade.

Nos dias em que consegues, escolhes menos. Menos separadores. Menos meias-promessas. Menos regras autoimpostas de estar sempre disponível. Nos dias em que não consegues, lembras-te de que este modo frenético é a exceção - não a tua identidade.

Com o tempo, essas pequenas escolhas acumulam-se. Reparas que estás menos ressentido no fim da semana. Reparas que as tuas melhores ideias aparecem quando não estás a correr. Reparas que as coisas que importam - o teu ofício, as tuas relações, a tua saúde - têm um pouco mais espaço para respirar. E é aí que a equação estranha finalmente parece verdadeira: fazer menos durante o dia pode mesmo ajudar-te a alcançar mais.

Ponto-chave	Detalhe	Interesse para o leitor
Limitar o número de tarefas essenciais	Focar em 3 prioridades principais por dia	Reduz a dispersão e aumenta a satisfação no fim do dia
Proteger blocos de “trabalho profundo” (deep work)	Bloquear 1 a 2 horas sem notificações nem interrupções	Permite terminar mais depressa tarefas complexas e criativas
Dizer não ao falso urgente	Adiar alguns pedidos, eliminar ou delegar	Liberta espaço mental para os projetos que realmente contam

FAQ

• Fazer menos não é apenas procrastinação com melhor marketing? Não, se estiveres a escolher as tarefas de forma intencional. Procrastinação é evitar o que importa. Fazer menos é cortar o que não importa.
• E se o meu chefe espera que eu esteja “sempre ligado”? Podes continuar a responder com rapidez, protegendo pequenos blocos de foco. Começa com janelas de 30 minutos e comunica claramente quando é que voltas a estar online.
• Quantas “3 Grandes” tarefas devo apontar em dias muito cheios? Mesmo em dias caóticos, tenta nomear uma tarefa com significado. Uma vitória clara é melhor do que 15 tentativas dispersas.
• Não vou ficar para trás se fizer menos coisas num dia? A maioria das pessoas fica para trás porque se espalha demasiado. Menos esforços, mais profundos, costumam fazer os projetos avançar mais depressa.
• Quanto tempo até notar diferença? Muitas pessoas sentem uma mudança em menos de uma semana: menos ruído mental, mais clareza. A transformação real vem ao fim de alguns meses a praticar isto com suavidade - não com perfeição.